Suivi de trésorerie automatisé : Make + Sheets

Il y a une dizaine de jours, j’ai passé deux heures en visio avec la cheffe de projet d’une agence d’une trentaine de personnes. Le brief tenait en une phrase : la direction veut savoir où en est la trésorerie, et aujourd’hui personne ne peut répondre sans y passer une demi-journée.

Les outils sont là, et ils sont bons : une compta propre, une banque qui exporte correctement, un Google Sheets de synthèse déjà construit. Ce qui manque, c’est le lien entre les trois. Aujourd’hui il passe par du copier-coller, et un humain fatigué au milieu d’une liste de factures se trompe. Sa phrase exacte pendant le call : « actuellement tout est fait manuellement, il y a plein d’erreurs ».

Je vous montre les cinq chantiers qu’on a posés ensemble, dans l’ordre où ils se construisent.

Le point de départ : trois fichiers qui ne se parlent pas

Avant de parler d’automatisation, on a listé la matière première. Ça transforme un « je veux piloter ma tréso » en trois objets qu’on peut manipuler.

Le fichier	D’où il sort	Ce qu’on en fait aujourd’hui
Les factures émises	Export de l’outil comptable	Recopiées ligne à ligne dans le tableau
Le relevé bancaire	Export CSV de la banque	Relu à l’œil pour retrouver les dépenses du mois
Le tableau de pilotage	Google Sheets créé par la direction	Rempli à la main, quand quelqu’un a le temps

Le tableau attend trois blocs : les factures clients émises, les achats réglés hors charges fixes, et une synthèse en bas qui dit ce qui rentre et ce qui sort dans les semaines à venir. Rien d’exotique. Juste trois copier-coller par mois qui n’arrivent jamais au bon moment.

Détail qui a son importance pour la suite : l’outil comptable de l’agence expose bien une API, mais l’accès dépendait du cabinet comptable, en congés jusqu’à la rentrée. On a donc construit avec ce qu’on avait ce jour-là, des exports CSV, en préparant l’arrivée de l’API. J’y reviens au chantier 5.

Chantier 1 · un dossier partagé, plus une pièce jointe

Aujourd’hui, la direction envoie les fichiers par mail. C’est le pire point d’entrée possible pour une automatisation : la pièce jointe change de nom, arrive de deux adresses différentes, part parfois en spam, et personne ne sait qui a la dernière version.

On l’a remplacé par un dossier Google Drive unique, partagé, avec deux sous-dossiers : factures et banque. Le scénario Make se branche dessus avec le module Watch Files de Google Drive, qui se déclenche à chaque nouveau fichier déposé.

Derrière, un routeur envoie le fichier dans la bonne branche selon le sous-dossier d’où il vient, puis un module Parse CSV transforme le fichier en lignes exploitables. À partir de là, Make manipule des données, plus un fichier.

Le gain est bête et il est énorme : déposer un fichier dans un dossier, c’est un geste que n’importe qui dans l’équipe sait faire, y compris la personne qui ne touchera jamais à Make. Vous venez de créer une interface sans écrire une ligne d’interface.

Chantier 2 · le garde-fou anti-doublons

C’est le piège que la cheffe de projet a repéré pendant le call, et il aurait tué le projet en silence. La direction ne dépose pas les nouvelles factures : elle redépose tout le fichier, complet, à chaque fois. Sans protection, une automatisation ajoute consciencieusement les mêmes vingt factures à chaque dépôt, et votre trésorerie prévisionnelle triple en trois mois.

La parade tient en un module. Avant d’écrire une ligne, le scénario fait un Search Rows dans le Google Sheets sur le numéro de facture. Si la ligne existe, on l’ignore (ou on la met à jour si le montant a bougé). Sinon on l’ajoute.

Le numéro de facture, c’est la clé. Pas le nom du client, qui s’écrit de quatre façons différentes. Pas le montant, qui peut se répéter. Pas la date. Un identifiant stable, unique, qui vient du système source.

Si votre tableau grossit et que le Search Rows devient lent, Make a une réponse native : le Data store, une petite base interne au compte, où vous stockez juste les identifiants déjà traités. Vous interrogez le data store au lieu du Sheets, et vous gardez des scénarios rapides même sur plusieurs milliers de lignes.

Chantier 3 · le relevé bancaire, avec de l’IA en dernier recours

Le CSV de banque arrive brut : date, libellé, débit, crédit, solde. Le tableau de pilotage, lui, veut des dépenses classées par nature. La tentation, en 2026, c’est de brancher un module IA et de lui demander de trier. On a fait l’inverse.

D’abord des règles simples, dans un module Set variable ou un routeur : si le libellé contient le nom du bailleur, c’est du loyer. S’il contient le nom de l’URSSAF, c’est des charges. S’il contient le nom d’un prestataire connu, c’est de la sous-traitance. Sur un relevé d’agence, ces règles couvrent l’essentiel des lignes, elles sont gratuites en crédits, et surtout elles donnent le même résultat à chaque exécution.

L’IA n’intervient que sur le reste, les libellés qu’aucune règle ne reconnaît. Un module IA qui reçoit dix lignes ambiguës et propose une catégorie, ça marche très bien. Le même module lâché sur deux cents lignes de comptabilité, ça vous coûte des crédits pour un résultat que personne ne relira.

La règle que je répète en formation : le déterministe d’abord, l’IA pour les cas tordus. Sur des chiffres qui remontent à une direction, une classification reproductible vaut mieux qu’une classification intelligente.

Chantier 4 · la synthèse arrive à vous, pas l’inverse

Là on est arrivés au vrai livrable, et ce n’était pas celui du brief. Le brief demandait un tableau, avec des graphiques, « quelque chose de visuel ». Ce que la direction veut, en réalité, c’est connaître quatre chiffres sans les chercher.

Donc on a ajouté un scénario planifié, indépendant du premier. Tous les lundis à 8 h, Make lit les onglets du Sheets, calcule, et envoie un message court dans Slack ou par mail :

Encaissé la semaine passée
Facturé mais pas encore encaissé
Décaissé la semaine passée
Solde de trésorerie à date

Quatre lignes. Pas de pièce jointe, pas de lien à cliquer, pas de dashboard à ouvrir.

Le graphique reste utile pour une réunion mensuelle ou un point avec l’expert-comptable. Mais il vient après, et il se nourrit du même Sheets. Aucune plomberie supplémentaire.

Chantier 5 · préparer l’API compta sans attendre le comptable

Le contexte du call, c’était « on n’a pas l’API, on fait avec des exports ». Ce qu’on construit ce jour-là survivra à l’arrivée de l’API, à une condition : couper le scénario en deux moitiés nettes.

La collecte. Aujourd’hui : Watch Files sur le Drive, puis Parse CSV. Demain : un module HTTP > Make a request qui interroge l’API comptable, ou le module dédié s’il existe dans Make.
Le traitement. Déduplication, classification, écriture dans le Sheets, calcul de la synthèse. Cette moitié ne connaît que des données propres et ne sait pas d’où elles viennent.

Le jour où l’accès API arrive, vous remplacez les deux premiers modules et vous ne touchez à rien d’autre. C’est le même principe que dans le code : isolez la source, et le reste survit au changement de source.

Cette découpe vous force aussi à définir le format pivot, la structure de données que la moitié « traitement » attend. Une fois ce format posé, vous pouvez brancher un troisième canal (un formulaire, un autre outil, un import manuel exceptionnel) sans rien casser.

Ce qu’on a laissé à la main

Une bonne session de cadrage produit aussi une liste de ce qu’on laisse tranquille.

Le sujet	Pourquoi on le laisse à la main
Les charges fixes	Elles changent deux fois par an. Une cellule saisie à la main coûte moins cher qu’un scénario à maintenir.
Le rapprochement bancaire complet	C’est le métier du cabinet comptable, avec des règles fiscales que Make n’a pas à réinventer.
Le prévisionnel à six mois	Il dépend d’hypothèses commerciales, pas de données. Un tableur et un cerveau font mieux.

La ligne de partage que j’utilise : automatisez ce qui est répétitif et vérifiable. Une recopie de facture, c’est répétitif et vérifiable. Une projection de chiffre d’affaires, non.

Le maillon fragile du dossier est humain

Pendant le call, une phrase est revenue plusieurs fois : dans cette équipe, une seule personne maîtrise l’automatisation et l’IA. Tout ce qu’elle construit lui revient en support, et tout ce qu’elle ne documente pas meurt le jour où elle part en congés.

C’est le vrai risque de ce genre de projet, et il se traite avec trois réflexes qui ne coûtent rien :

Nommer les scénarios en français, pour un humain. « Trésorerie · import factures depuis Drive », pas « Scénario 4 ».
Envoyer les alertes d’erreur sur une boîte partagée, jamais sur une adresse personnelle. Le jour où un CSV change de format, quelqu’un doit le voir même en août.
Écrire une page, une seule : où déposer les fichiers, quel scénario les traite, qui appeler si le message du lundi n’arrive pas.

Vingt minutes de travail. C’est ce qui fait la différence entre une automatisation qui tient trois ans et une automatisation qui tient jusqu’aux prochaines vacances.

Combien ça consomme, côté Make

L’agence est sur un plan Make d’entrée de gamme, partagé entre deux entités, et la consommation d’opérations montait. Elle avait déjà pris le bon réflexe : déclencher les scénarios par webhook plutôt que de les laisser tourner en boucle. Le levier principal est ailleurs.

Le levier principal, c’est le nombre d’opérations par exécution. Deux pièges classiques sur ce type de scénario :

La boucle d’écriture. Un relevé de deux cents lignes traité ligne par ligne, c’est deux cents opérations d’écriture. Le module Bulk Add Rows de Google Sheets écrit un paquet de lignes en une seule opération. Le rapport se compte en dizaines.
Le scénario planifié qui tourne dans le vide. Une vérification toutes les quinze minutes, c’est 96 exécutions par jour, dont 95 ne trouvent rien. Sur un flux qui arrive une fois par semaine, un déclencheur sur événement (le dépôt du fichier) ou une planification quotidienne suffit largement.

Sur ce dossier, on est resté très loin du plafond du plan. Un import hebdomadaire de factures et de relevés, même avec la déduplication, se compte en centaines d’opérations par mois, pas en dizaines de milliers.

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Ce que je retiens de ce call

Le besoin annoncé était « un tableau de bord ». Le besoin réel était « arrêter de recopier, et recevoir quatre chiffres justes le lundi matin ». Entre les deux, il y a toute la différence entre un projet qui dort et un projet qui tourne.

Si vous vous reconnaissez dans cette agence, commencez petit et dans cet ordre : un dossier de dépôt unique, une clé de déduplication, une écriture propre dans votre tableau. Vous aurez déjà supprimé la corvée mensuelle et la source des erreurs. La synthèse automatique et les graphiques, vous les ajouterez le mois suivant, une fois que les données seront fiables.

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Sources : Make · Google Drive, Make · Google Sheets, Make · Scheduling a scenario, Make · Data stores.

Suivi de trésorerie : le tableau de pilotage d'une agence, automatisé avec Make