Un artisan seul, des centaines de contrats : automatiser la maintenance avec Make

La semaine dernière, j’ai eu un appel avec un artisan qui entretient des installations techniques sur des bâtiments publics : des mairies, des écoles, des équipements collectifs. Un métier de terrain, assez rare, où il intervient au moins une fois par an sur chaque site pour un contrôle général, et le reste du temps quand quelque chose tombe en panne.

Il a repris l’activité il y a peu, et surtout : il est seul. Pas d’assistante, pas de service compta interne. Juste lui, son camion, et quelques centaines de contrats de maintenance à faire vivre, des contrats pluriannuels, renouvelables tous les trois ans, qui se réactualisent au fil de l’eau. Sur le papier, une belle petite affaire bien installée. Dans la réalité de ses journées, une montagne de tâches administratives qui grignotent le temps qu’il devrait passer sur les chantiers.

Ce qui rend son cas intéressant, c’est qu’il n’avait pas un problème. Il en avait six. Et le fil rouge entre tous : rien ne se parlait. Son logiciel métier d’un côté, un ancien logiciel de facturation de l’autre, un tableur Excel envoyé par son comptable, sa boîte Gmail, et beaucoup, beaucoup de papier. Je vous raconte ce qu’on a posé, parce que si vous êtes artisan, indépendant ou à la tête d’une TPE de services, vous allez vous reconnaître à chaque ligne.

Le vrai problème : des données éparpillées, et un seul cerveau pour tout relier

Avant de parler d’automatisation, il faut voir la mécanique. Quand un contrat approche de son échéance, voilà ce qu’il faisait, à la main : retrouver le contrat, aller chercher la dernière facture (parfois dans son logiciel actuel, parfois dans l’ancien, parfois dans un dossier papier), récupérer l’indice de révision des prix quelque part sur internet, refaire le calcul, régénérer le contrat, l’envoyer pour signature, puis se souvenir de relancer ceux qui n’avaient pas répondu. Multipliez ça par une trentaine de renouvellements en fin d’année, ajoutez les factures fournisseurs à trier, la feuille d’heures de son salarié à remplir, les pannes notées sur un bout de papier dans le camion… et vous comprenez pourquoi il cherchait de l’aide.

Make est exactement l’outil pour ça. Son rôle ici est simple : devenir le tissu conjonctif entre des outils qui, sans lui, s’ignorent. Un logiciel métier qui expose une API, une boîte mail, un Drive, un modèle d’IA pour lire les documents : Make les branche ensemble et fait circuler l’information à sa place. On a découpé son besoin en chantiers, et on attaque un par un.

Chantier n°1 : le renouvellement des contrats, de bout en bout

C’est le cœur du besoin, donc on commence par là. L’idée : ne plus jamais surveiller manuellement les échéances, et ne garder qu’un seul moment de contrôle humain : la validation avant envoi, parce qu’un contrat, ça reste un engagement qu’on relit.

Le scénario, en langage clair :

Déclencheur	Ce que Make fait derrière
Un contrat approche de son échéance	Détecte la date dans le logiciel métier, sans surveillance manuelle
Contrat détecté	Va chercher le contrat et la dernière facture correspondante
Facture retrouvée	Récupère l’indice de révision à jour et le montant hors taxes de l’an passé
Données réunies	Applique le calcul de réactualisation et prépare le contrat renouvelé
Contrat prêt	Vous le présente pour validation, puis l’envoie pour signature
Contrat envoyé	Suit le retour signé et relance automatiquement les silencieux

Le point délicat, c’est l’indice de révision. Il vit sur un site public, avec une API publique, et j’ai l’habitude de brancher ce genre de source officielle, c’est le genre de donnée qu’un scénario va chercher tout seul. L’autre subtilité, c’est le calcul : il faut prendre le montant hors taxes de la visite de maintenance, pas le cumul de toutes les lignes d’une intervention où il aurait aussi changé une pièce. Ce genre de règle métier, on la pose noir sur blanc au moment de l’audit, avec un exemple réel sous les yeux. C’est ça qui fait la différence entre une automatisation qui marche et une qui facture de travers.

Chantier n°2 : la facturation de la visite annuelle

Même logique, appliquée à la facturation. Après chaque visite annuelle, il doit sortir une facture calée sur celle de l’année précédente, majorée de l’indice. La donnée de l’intervention est déjà dans son logiciel métier ; Make la récupère, applique la majoration, et prépare la facture.

Sauf qu’il y avait un piège bien réel : une partie de son historique de factures est dans son logiciel actuel, et l’autre dans l’ancien logiciel qu’il utilisait avant. Impossible de tout retrouver au même endroit. Plutôt que de le forcer à payer deux abonnements pour toujours, on a tranché : il télécharge une bonne fois pour toutes ses anciennes factures en PDF dans un Google Drive, et on s’appuie sur l’IA pour aller y lire les montants quand il faut remonter loin.

Chantier n°3 : transformer les devis en factures, mais pas trop vite

Celui-là, je le monte au moins une fois par semaine pour des clients. Un devis validé doit devenir une facture. Simple, sauf qu’ici il y avait une règle de bon sens à respecter : il ne facture jamais dans la foulée. Il laisse une à deux semaines après l’intervention, le temps que le client soit sûr que tout fonctionne bien.

Donc deux conditions, pas une : la fiche d’intervention doit être créée et un délai de sécurité doit s’être écoulé. Make attend, vérifie les deux, puis bascule le devis en facture. C’est un détail, mais c’est le genre de nuance qui fait qu’une automatisation colle à la vraie vie de l’artisan, au lieu de lui compliquer la sienne.

Chantier n°4 : la boîte mail qui trie les factures fournisseurs

Chaque fois qu’il reçoit une facture d’un fournisseur, il la transfère à son comptable, au fil de l’eau, une par une, pour ne pas se laisser déborder. Un travail invisible mais récurrent. On le traite en deux couches.

La première couche vit directement dans Gmail : de simples règles de tri qui posent un label sur tout ce qui ressemble à une facture (pièce jointe PDF, mots-clés « facture », « invoice »…). Rien d’intelligent, mais ça dégrossit l’essentiel et, point important, ça évite qu’un agent IA lise tous les mails, ce qui coûterait cher pour rien.

La deuxième couche, c’est l’agent : il traite les mails déjà pré-triés, identifie les vraies factures fournisseurs, et les transmet au comptable dans le format qu’il préfère. Au lieu d’un transfert quotidien manuel, on peut passer à un récap hebdomadaire : un seul mail, toutes les factures de la semaine regroupées, avec les montants. Moins de bruit pour lui, moins de bruit pour son comptable.

Chantier n°5 : les to-do qui ne se perdent plus

Sa liste de tâches, aujourd’hui, c’est un mélange de mails laissés en « non lu », de notes griffonnées sur un carnet par département, et de choses qu’on lui demande par téléphone pendant qu’il conduit ou qu’il est sur une échelle. Autant dire que ça se perd.

Là, deux automatisations complémentaires. Un agent lit ses mails, repère ceux qui contiennent une vraie action à faire, et crée la tâche dans son outil de to-do, en glissant le lien vers le mail d’origine, pour qu’il retrouve le contexte en un clic. Et pour tout ce qui arrive quand il n’est pas devant un écran, on branche la capture vocale : il dicte « rappeler tel client demain à 14 h », et la tâche apparaît, datée, au bon endroit. Ça paraît anecdotique ; pour quelqu’un qui passe ses journées en déplacement, c’est ce qui fait qu’une info ne tombe plus dans le vide.

Chantier n°6 : la feuille d’heures, sans ressaisie

Dernier irritant : chaque période, il remplit à la main la feuille d’heures de son salarié dans un tableur Excel que lui a fourni son comptable, à partir du pointage remonté par le logiciel métier. Encore un pont manuel entre deux outils. Make récupère les heures pointées, remplit le modèle (on peut garder exactement le même template, ou basculer sur Google Sheets pour que ce soit accessible partout), et l’envoie au comptable. Une corvée mensuelle qui disparaît.

Pourquoi on commence par un seul chantier

Six chantiers, c’est tentant de tout lancer d’un coup. C’est aussi la meilleure façon de se planter. Ma méthode, sur ce dossier comme sur les autres : un audit d’abord, pour prendre la main sur ses outils et cartographier les règles métier réelles, puis on livre chantier par chantier.

On démarre par le renouvellement des contrats, parce que c’est celui qui lui fait le plus mal et parce qu’il me force à bien comprendre son logiciel métier, ce qui bénéficie ensuite à tous les autres scénarios. Une fois ce bloc solide, on enchaîne la facturation, puis la boîte mail, puis les to-do. À chaque étape, quelque chose de concret tourne pour de vrai avant de passer à la suite.

Ce que ce cas révèle

Cet artisan n’avait pas un problème d’intelligence artificielle. Il avait un problème de plomberie : des outils qui ne communiquent pas, et un seul humain — lui — pour faire circuler l’information de l’un à l’autre, à longueur de journée. L’IA n’intervient que sur quelques maillons (lire un PDF, rédiger une relance, deviner une tâche dans un mail). Le vrai héros de l’histoire, c’est Make, qui relie tout le reste.

Et c’est valable bien au-delà de son métier. Si vous êtes indépendant ou à la tête d’une petite structure, et que vous passez vos soirées à faire le pont entre un logiciel, une boîte mail et un tableur, vous avez sous les yeux exactement les mêmes chantiers. La différence, c’est qu’on peut les confier à un système qui ne dort jamais, plutôt qu’à la seule personne qui fait déjà tourner la boîte.

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Sources : Make · HTTP & API, Make · AI agents, Mistral AI · Document OCR.